Optimización del tiempo en la farmacia
Optimización del tiempo en la farmacia
¿Qué he hecho hoy? ¿Cuántas veces nos preguntamos esto, y no encontramos una respuesta que nos satisfaga? ¿Te ha pasado alguna vez que al acabar la jornada laboral tienes la percepción de que te faltan cosas por hacer? Los apuros y la falta de tiempo para realizar todas las tareas pendientes son comunes en el día a día de la Farmacia. Ante esta situación es clave la buena gestión del tiempo y poder así afrontar con éxito las demandas del trabajo.
En ocasiones actuamos como si fuésemos una máquina de rendir constante. Como si cualquier momento del día fuese adecuado para cualquier tarea. No es así, nuestro organismo y nuestra mente no rinde de una manera constante, sino que tiene altibajos. Organizar el tiempo no significa estar mirando constantemente el reloj, ni controlar cuánto tardamos en una tarea, en definitiva ni siquiera es organizar “el tiempo”, realmente es “organizarse a uno mismo”.
El tiempo es un recurso muy valioso que ha de aprender a gestionarse a conciencia. Planificar las prioridades y organizar bien las tareas es clave para un buen control de la Oficina de Farmacia. Tienes que averiguar cuando rinde más y cuando menos, para ordenar tus actividades.
En este post te facilitamos algunas pautas. Nos podemos ayudar con diferentes métodos y herramientas, pero debemos tomar conciencia que es imprescindible que nuestra actitud respecto al trabajo y a la vida sea la que queremos. Hace falta constancia, disciplina y sobre todo ganas para crear nuevos hábitos que nos faciliten nuestra organización.
CONSEJOS PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN OFICINA DE FARMACIA
Analiza cómo estás empleando tu tiempo.
Haz una lista con las tareas que realizas diariamente y el tiempo que inviertes.
Identifica tus momentos más y menos productivos del día. Las personas no somos máquinas, no tenemos un rendimiento constante durante todo el día. Por eso, debes agrupar tus obligaciones según tus exigencias. Realiza las tareas más complejas en aquel momento del día en que tienes más energía y atención. Se trata de intercalar actividades que implican mayor tensión y esfuerzo intelectual con tareas más sencillas y rutinarias.
Márcate objetivos diarios (3-4 objetivos) que sepas que vas a cumplir.
Escribe una lista con todas las tareas a realizar (10-15 tareas) y ordénalas en función de las prioridades.
Fija el tiempo que necesitarás para realizar cada tarea.
Asigna estados a las tareas: REALIZADA / PENDIENTE / EN CURSO.
A medida que vas realizando las tareas, táchalas.
Priorización de tareas en función de la importancia y de la urgencia.
Importante y urgente: tareas esenciales e inmediatas.
Importante, pero no urgente: tareas para completar antes de una fecha límite. Planifica y reserva un tiempo para cada una de ellas.
No es importante, pero sí urgente: delega estas tareas a tus subordinados, o bien realízalas sin esperar a menos que tengas pendientes tareas importantes y urgentes.
Ni importante, ni urgente: las puedes posponer.
Por ejemplo, una actividad urgente e importante puede ser, por ejemplo, atender a un cliente que necesita consejo clínico inmediato. Una tarea importante pero no urgente podría ser revisar el inventario.
Plan de acción. A la hora de elaborar el plan de acción, has de dar respuesta a la siguientes preguntas:
¿Qué acciones deben tomarse?
¿Cuánto tiempo requerirán?
¿Cuándo tienen que completarse?
¿Qué recursos son necesarios?
¿A quién implicará?
Trabaja en equipo, organiza las tareas entre las personas del equipo.
Trabaja sin interrupciones. Si requieres de tareas que precisan concentración, marca tiempo de trabajo sin interrupciones. Busca un lugar en el que no te distraigas y que el resto del equipo se encargue de la atención al público.
Herramientas para ahorrar tiempo. Los sistemas automáticos de marcado de números de teléfono, las teleconferencias, videoconferencias, escáneres, correo de voz y móviles con fax, email e internet integrados son algunas de las herramientas tecnológicas útiles para facilitar muchas pequeñas tareas y ahorrar tiempo.
Un ejemplo, si un paciente llama mientras estás realizando otra tarea relevante, o si el paciente pide hablar con uno de los farmacéuticos en específico y este no está disponible, explícale amablemente que en ese momento está atendiendo a otro paciente. Pregúntale a qué hora es posible contactar con él y comunícaselo al farmacéutico con quien desea contactar. Es conveniente que uses el teléfono un rato al día para devolver o responder mensajes y llamadas y, si surgieran urgencias, mover la lista de prioridades.
Al organizar el trabajo del día, ten en cuenta que los pequeños descansos durante la jornada laboral y media hora de pausa a la hora del almuerzo te ayudarán a mantener la mente despejada y rendir mejor.
Para cualquier consulta puedes escribirnos a seleccion@talentsalud.es o bien llamando al 679845775.